Googleデスクトップの終了が発表されてちょっと悲しいジョージ滝川@~マイレージ・クレジットカード~ マネーテクニック!です。

さて、今回は、そんなGoogleが提供する最強のタスク管理ツール「Googleタスク」について紹介したいと思います。

これまで管理人は数々のタスク管理ツールを試してきました。
過去の一時期にはcheck*padをこよなく愛し(今でも一連の繰り返しタスクの管理には重宝しています)、少し前までは、iPhoneのdomo Todo+をGoogleカレンダーと同期させて管理していました。

・check*padでタスク管理:~マイレージ・クレジットカード~ マネーテクニック!

そして、最終的にたどり着いたのが、今回紹介するGoogleタスクです。
なお、Googleタスクを活用するためには、Gmailを利用することが前提となります。

Googleタスク

Googleタスクのどこが素敵か

シンプルイズザベスト

一応、詳細を入力したり、期限を設定したり、リストを作ったりということも可能ですが、基本的には、タスクを追加して、完了したら消す、という機能に特化しています。

Googleタスク2

確認し忘れない

個別のタスク管理サービスを利用する場合、当然ながらそのタスク管理サービスの画面を開く必要があります。
つまり、その、画面を開くという行為をしないと、決して管理上のタスクが消化されることはないのです。

一方、Googleタスクは、Gmailと完全に統合されていて、Gmailの画面の片隅に常に表示させておくことが可能です。
管理人の場合はGmailを常用しているので、Gmailは毎日必ず立ち上げています。
そのため、開き忘れる事がありません

Googleタスク3

言い換えれば、常にTODOとして何が残っているかを必ず確認できる環境になっているということです。
Gmailを利用していない方は、この機会にGmailにメール環境を集約し、クラウド化してしまいましょう。

(関連しそうな過去記事)
・全てのメールはGmailに集まる
・全てのメールはGmailに集まる(2)
・全てのメールはGmailに集まる(3)
・全てのメールはGmailに集まる(4)

Gmailとの連携が素敵すぎる

Gmailと完全に統合されている、と書きましたが、受信したメールから、ショートカット一発でGoogleタスクにタスクを登録することが可能です。
これ最強です。

実際の運用フロー

管理人が実際にどのようにGoogleタスクを活用しているか、実際の運用フローを紹介します。

まずはメールでタスクを登録

管理人の場合、日中、仕事中などにふと「あ、あれやらなきゃ!」という感じでタスクを思いつくことが多いです。

そんな時は、タスクが発生した時点でまずは携帯電話から自分のGmailアドレスにタスクを件名にしてメールしています。
もしiPhoneを使っていてGmailのアドレスをメインで使っているようであれば、単純にメール作成画面を立ち上げると自動的にbccに自分のGmailアドレスが設定されていますので、そのままタイトルにタスクの内容を入力し、送信すればオーケーです。

Googleタスク4

地下鉄の車内等、電波が届かない場所だったとしても、電波が届くようになった時点で自動的に送信されますので問題ありません。
これはiPhoneメールのいいところですね。

Gmailを開き、些細なタスクはその場で処理

自宅ではGmailを立ち上げていますので、受信トレイにはタスクの内容が他のメールの件名と並べて表示されます
この時点ですぐに解消できるものであれば、すぐに対応してアーカイブしてしまいます

この携帯電話のメールを利用した方法ですが、管理人の場合、会社で私用でのインターネット利用が禁じられています。
このため、Gmailもアクセス制限の対象となっているため直接Googleタスクに入力できない、という理由もあります。
ただし、Googleタスクに登録するまでもないような些細な用件は、このやり方の方が効率的に処理できると思います。

最終的にGmailの受信トレイに仕掛中の用件があると気持ち悪い、というくらいになればバッチリです(笑)。

ショートカットキーを活用してGoogleタスクにタスク登録

そして、すぐに対応できないものは、ショートカットキーを使ってGoogleタスクに登録しています。

そのショートカットキーが、Shift+tです。

Gmailでメールが選択された状態、または個別のメールを開いた状態でShift+tを押すと、なんと一発でそのメールの件名がGoogleタスクに追加されます

Googleタスク5

あとは、期限設定が必要であれば、タスクの右端をクリックして期限を入力すればオーケーです。

Googleタスク6

Googleタスク8

ちなみに、GmailのメールからGoogleタスクにタスクを追加すると、そのタスク内に「関連メール」というリンクが作成され、タスク項目からワンクリックで元のメールを開くことができます

Googleタスク7

例えば、後で対応が必要なメールが来たら、とりあえずGoogleタスクに登録して、期限設定した上でアーカイブしてしまう、というような使い方も可能なわけです。
個人的に、Gmailを活用する上で重要なのは受信トレイを常に空にしておくことだと思っていますが、この方法だと基本的に受信トレイは未読のメールのみになりますので、非常に気持ちがよいです(笑)。

iPhoneアプリも活用

ちなみに、iPhoneを使っているのであれば、Googleタスクと同期してタスク管理ができるアプリがいくつもあります

管理人の場合は、GoTasksという無料のアプリを利用しています。
これ以上ないくらいにシンプルで、かつタスクの並び順がうまく同期されないバグがあるような気もしますが(笑)、これで十分です。

・GoTasks (Google Tasks client)

ということで、Googleタスクを活用したタスク管理、オススメです!